Checklist rápido: documentos para vender una vivienda
| Documento | Cuándo suele necesitarse | Situación |
|---|---|---|
| DNI/NIE o identificación del vendedor | Durante la operación y en notaría | Esencial |
| Título de propiedad / escritura | Desde el inicio | Esencial |
| Información registral / nota simple | Antes de comprometer la venta | Muy recomendable |
| Referencia y datos catastrales | Durante la preparación y escritura | Relevante |
| Certificado de eficiencia energética registrado | Desde la publicidad y en compraventa | Obligatorio salvo excepciones legales |
| Certificado de deudas con la comunidad | En la escritura | Obligatorio salvo exoneración expresa del comprador |
| Certificado de deuda pendiente de hipoteca | Antes de notaría | Si existe hipoteca |
| Documentación sucesoria | Antes de vender | Si la vivienda es heredada |
| Poder notarial | Cuando firma un representante | Si procede |
Esta tabla sirve como orientación general. Una operación concreta puede exigir documentación adicional según la situación jurídica del inmueble, la comunidad autónoma, el municipio, el régimen de protección pública o las cargas existentes.
1. Documento de identidad del vendedor
El propietario debe acreditar su identidad mediante la documentación correspondiente, normalmente DNI, NIE o pasaporte, según el caso. Si existen varios propietarios, todos deberán intervenir o estar debidamente representados.
Si la persona que firma no es el titular registral sino un representante, será necesario acreditar la representación mediante el correspondiente poder notarial para vender la vivienda, con facultades suficientes para la operación.
2. Escritura o título de propiedad
La escritura de compraventa, escritura de herencia, adjudicación, donación u otro título de adquisición permite acreditar cómo y cuándo se adquirió el inmueble y quién figura como propietario.
Este documento es especialmente importante porque debe ser coherente con la situación registral actual. Si existen diferencias entre la realidad física, Catastro y Registro de la Propiedad, conviene detectarlas antes de aceptar una oferta o firmar arras.
3. Nota simple e información registral
La nota simple del Registro de la Propiedad no debe presentarse como un documento obligatorio universal que el vendedor tenga que aportar siempre, pero sí es una de las comprobaciones más útiles antes de vender.
Permite revisar la titularidad registral y detectar hipotecas, embargos, usufructos, afecciones u otras cargas que pueden condicionar la operación. Por eso recomendamos obtener información registral actualizada antes de iniciar una negociación avanzada.
4. Referencia catastral y datos del inmueble
La referencia catastral identifica oficialmente el inmueble. Puede constar en documentación como el recibo del IBI, escrituras, certificaciones catastrales o información registral.
El recibo del IBI es útil para comprobar datos catastrales y fiscales, pero no conviene afirmar que presentar el último recibo pagado sea, por sí solo, un requisito universal e independiente para poder vender cualquier vivienda.
También es recomendable comprobar que superficie, uso y demás datos relevantes no presenten discrepancias importantes entre Catastro, Registro y realidad física.
5. Certificado de eficiencia energética
El certificado de eficiencia energética es uno de los documentos que debe prepararse antes de llegar a notaría.
La normativa exige que la información relativa a la calificación energética figure en la publicidad de venta cuando resulte aplicable. Además, cuando un edificio existente o parte de él se vende, debe anexarse al contrato de compraventa una copia del certificado de eficiencia energética debidamente registrado y su etiqueta.
Por tanto, no es un documento que convenga solicitar únicamente cuando ya existe comprador: debe formar parte de la preparación comercial de la vivienda desde el principio, salvo los supuestos legalmente exceptuados.
6. Certificado de la comunidad de propietarios
Si la vivienda pertenece a una comunidad de propietarios, la Ley de Propiedad Horizontal establece que en la escritura el transmitente debe declarar si está al corriente de los gastos generales o indicar lo que adeuda.
Además, debe aportar una certificación sobre el estado de deudas con la comunidad coincidente con esa declaración. Sin ella no puede autorizarse la escritura, salvo que el comprador exonere expresamente al vendedor de aportarla.
La certificación corresponde a quien ejerza las funciones de secretario de la comunidad, con el visto bueno del presidente.
7. Documentación si la vivienda tiene hipoteca
Una vivienda hipotecada puede venderse. Lo importante es conocer con precisión la deuda pendiente y decidir cómo se cancelará la carga.
Normalmente será necesario solicitar a la entidad financiera un certificado de deuda pendiente para conocer el importe que debe satisfacerse en la fecha de la operación.
Si la deuda ya fue pagada pero la hipoteca continúa apareciendo en el Registro, será necesario gestionar la cancelación registral de la hipoteca para dejar correctamente resuelta la carga.
8. Información que puede solicitar el comprador antes de entregar dinero
La Ley 12/2023 reconoce al interesado en comprar una vivienda en oferta el derecho a solicitar, antes de formalizar la operación y antes de entregar cantidades a cuenta, información relevante sobre la operación y el inmueble.
Entre esa información pueden encontrarse la identificación del vendedor y del intermediario, el precio total y condiciones económicas, características esenciales de la vivienda y del edificio, superficie, antigüedad, reformas, información sobre eficiencia energética, accesibilidad, situación de ocupación, información registral y cargas, así como determinadas circunstancias administrativas o de protección pública.
Por eso, preparar correctamente la documentación antes de firmar un contrato de arras reduce el riesgo de retrasos, renegociaciones o conflictos posteriores.
9. Documentación necesaria para vender una casa en Madrid
En Madrid se aplica la documentación general anterior, pero hay una aclaración importante: la Comunidad de Madrid suprimió la cédula de habitabilidad en 2018.
Por tanto, no debe incluirse como requisito general actual para vender una vivienda en Madrid. Esto no significa que puedan ignorarse cuestiones urbanísticas, licencias, primera ocupación o situaciones específicas del inmueble cuando resulten relevantes; significa simplemente que la antigua cédula de habitabilidad dejó de ser el documento autonómico exigible que era anteriormente.
En Madrid también conviene revisar con antelación los datos necesarios para calcular los impuestos asociados a la venta, especialmente la plusvalía municipal y el posible impacto en el IRPF. Puedes consultar el conjunto en nuestra guía de impuestos al vender una vivienda.
10. Casos especiales: qué documentación adicional puede hacer falta
Vivienda heredada
Antes de vender debe estar correctamente acreditada la adquisición hereditaria. Dependiendo de la situación pueden resultar necesarios el certificado de defunción, certificado de últimas voluntades, testamento o declaración de herederos, escritura de aceptación y adjudicación de herencia, liquidaciones tributarias y la correspondiente situación registral.
Vivienda con varios propietarios o proindiviso
Debe revisarse quiénes son los titulares y qué participación corresponde a cada uno. Si se vende la totalidad del inmueble, todos los titulares deberán intervenir o estar representados. Si existe conflicto entre copropietarios, la operación requiere un análisis específico.
Vivienda de protección pública
Una vivienda protegida puede estar sujeta a limitaciones de precio, transmisión, autorización o derechos administrativos específicos. Antes de anunciarla o aceptar una oferta conviene comprobar su régimen concreto y si continúa sometida a protección.
Vivienda alquilada
Si existen inquilinos, habrá que revisar el contrato de arrendamiento y la normativa aplicable, incluidos los derechos que puedan corresponder al arrendatario y la situación de la vivienda en el momento de la transmisión.
Checklist por fases: cuándo preparar cada documento
Antes de anunciar la vivienda
- Comprobar titularidad y cargas.
- Localizar escritura o título de adquisición.
- Revisar datos catastrales.
- Obtener el certificado energético cuando sea exigible.
- Detectar hipotecas, herencias, VPO, arrendamientos u otras situaciones especiales.
Antes de firmar arras o recibir cantidades
- Tener disponible la información relevante que pueda solicitar el comprador.
- Confirmar quiénes deben firmar.
- Revisar cargas y forma de cancelarlas.
- Comprobar que no existen discrepancias que puedan bloquear la escritura.
Antes de acudir a notaría
- Identificación vigente de quienes intervienen.
- Certificado de la comunidad cuando proceda.
- Certificado de deuda hipotecaria cuando exista financiación pendiente.
- Certificado energético registrado y etiqueta cuando resulte exigible.
- Poderes, documentación sucesoria o administrativa adicional en casos especiales.
Preguntas frecuentes sobre los documentos para vender una casa
¿Es obligatorio tener una nota simple para vender?
No debe confundirse una comprobación registral recomendable con un documento que el vendedor tenga que aportar obligatoriamente en todos los casos. Aun así, disponer de información registral actualizada antes de vender es muy recomendable para conocer titularidad y cargas.
¿Necesito el último recibo del IBI?
Es un documento útil porque contiene información fiscal y catastral del inmueble, pero la operación debe analizarse en su conjunto. La referencia catastral y otros datos pueden acreditarse también mediante otras fuentes documentales oficiales.
¿La cédula de habitabilidad es obligatoria en Madrid?
No. La Comunidad de Madrid suprimió la cédula de habitabilidad en 2018.
¿Puedo vender una vivienda con hipoteca?
Sí. Debe conocerse la deuda pendiente y establecer cómo se cancelará económicamente y, en su caso, registralmente la hipoteca.
¿El certificado energético es obligatorio para anunciar una vivienda?
Cuando la normativa de certificación energética resulta aplicable, la publicidad debe incluir la información sobre la calificación energética. En la compraventa debe anexarse al contrato una copia del certificado registrado y su etiqueta.
¿Hace falta una tasación para vender una vivienda?
No existe una regla general que obligue al vendedor a disponer de una tasación homologada para realizar una compraventa ordinaria. Otra cosa es que conocer correctamente el valor de mercado sea fundamental para fijar el precio de salida y negociar la venta.
Fuentes oficiales utilizadas
Este artículo ha sido revisado el 19 de agosto de 2026. Entre las principales fuentes utilizadas se encuentran:
- BOE: Ley 49/1960, sobre propiedad horizontal.
- BOE: Real Decreto 390/2021 sobre certificación energética de edificios.
- BOE: Ley 12/2023, por el derecho a la vivienda.
- Comunidad de Madrid: supresión de la cédula de habitabilidad.
Los documentos concretos pueden variar según las circunstancias jurídicas y administrativas de la vivienda. Prepararlos con antelación permite detectar incidencias antes de que aparezca un comprador y reduce el riesgo de retrasar la operación.
